Het rooster, de uren en het verlof in één planner
Personeelsplanning per afdeling, van bezettingsnorm tot goedgekeurde uren. De medewerker ziet zijn dienst op de telefoon, de planner ziet waar het knelt, en de salarisadministratie krijgt uren die kloppen.
Zo loopt een maand
PlannIQ plant per maand. Elke maand doorloopt dezelfde zes stappen, en wat er in de ene stap wordt vastgelegd is de basis voor de volgende.
De norm staat klaar
Per afdeling legt u vast hoeveel mensen er per dag en per dienst nodig zijn, en welke functies daarbij horen.
Medewerkers kiezen
De planner zet het kiezen open. Medewerkers kiezen zelf diensten, of geven op wanneer ze beschikbaar zijn.
De planner maakt het rond
Bij elke dienst staat hoeveel mensen er al staan en hoeveel er nodig zijn. Waar de planner afwijkt van een keuze, is dat te zien.
Het rooster wordt gepubliceerd
Van concept naar gepubliceerd. Iedereen ziet zijn diensten, ook op de telefoon.
Uren indienen en goedkeuren
De geplande tijden staan al klaar. De medewerker past aan wat anders was en dient in; de planner keurt goed.
De maand gaat dicht
Meeruren en verlofopbouw worden uitgerekend over de goedgekeurde uren. Die staan klaar voor de salarisadministratie.
Het rooster
Per afdeling wie op welke dag welke dienst heeft. De planner zet diensten, verlof en beschikbaarheid, en ziet meteen of de bezetting klopt.
Eerst zien wat het doet, dan opslaan
Klik op een cel, kies de afdeling en de dienst. Op elke dienst staat hoe het ervoor staat:
- 0/2 · nog 2 Er is plek.
- 1/2 · laatste plek Met deze keuze is de dienst vol.
- 2/2 · vol Deze keuze wordt er één te veel.
Het rooster haalt elke twintig seconden de laatste stand op. Zet een collega iets neer, dan ziet u dat zonder te verversen.
De schermopnames op deze pagina komen uit de ingebouwde handleiding en zijn gemaakt in een demo-omgeving.
Diensten per afdeling
Elke afdeling heeft eigen dienstcodes, met tijden, pauze en kleur. Voor een afwijkende dag is er een dienst met eigen tijden.
Evenementen
Een bruiloft of een feestavond is een eenmalige dienst met een eigen datum, tijden, afdeling en aantal mensen. De dag licht op in het rooster tot hij rond is.
Arbeidstijdenwet in beeld
Het rooster controleert de rusttijden op basis van de diensttijden en markeert waar het knelt, zoals te weinig rust tussen twee diensten of na een nachtdienst.
Keuze en planning naast elkaar
Wijkt de planner af van wat een medewerker koos, dan ziet de medewerker dat aan de cel, met de dienst die hij vroeg erbij.
Afdrukken en Excel
Het rooster per afdeling op papier of als Excel, met de mensen die worden uitgeleend erbij.
Feestdagen
De Nederlandse feestdagen van een jaar maakt u in één keer aan. Ze staan gemarkeerd in het rooster.
Bezetting: weten waar het knelt
Een rooster is pas goed als er op elke dienst genoeg mensen staan, met de juiste functie. PlannIQ rekent dat voor elke dag uit.
De norm bepaalt wat genoeg is
Elke afdeling heeft een standaardnorm per weekdag. Voor drukke of rustige tijden maakt u vooraf een normperiode: een dag, een week, een maand of eigen datums, zoals de herfstvakantie.
Niet alleen hoeveel, ook wie
Dezelfde dienst in de keuken is warme kant, koude kant, afwas of chef. Met functies legt u vast wie wat mag draaien en hoeveel er van elk minimaal nodig zijn. Vier mensen zonder chef is dan niet Goed maar Functie open.
Nog nodig, met één klik
Boven de dienstkeuze staat wat er nog ontbreekt, bijvoorbeeld 11-20 · Koude kant. Eén klik zet de dienst en de functie goed. U ziet alleen wat deze medewerker mag draaien.
Open diensten op een rij
Eén lijst van alles waar nog iets open staat: te weinig mensen, een gat in de tijd bij een gedeelde dienst, of een functie die nog niemand draait.
Het overzicht bij het begin van de dag
Het startscherm laat zien hoe de bezetting van de lopende maand ervoor staat, en springt door naar het rooster en de open diensten.
Voor de medewerker: op de telefoon
Een medewerker hoeft niet in het grote rooster te zoeken. Hij ziet wat voor hem geldt en regelt zijn uren en verlof zelf.
Wat een medewerker zelf regelt
- Zijn rooster bekijken, ook als het nog een concept is
- Diensten kiezen of beschikbaarheid opgeven zodra de planner het kiezen openzet
- Uren indienen, wijzigen of intrekken tot de planner heeft goedgekeurd
- Verlof aanvragen en het eigen saldo volgen, met de opbouw per maand
- Zien hoe hij ervoor staat tegenover zijn contract
Het rooster op de telefoon is om te kijken. Diensten kiezen doet een medewerker op een computer of tablet.
Uren: ingediend, gecontroleerd, vast
De urenverantwoording begint bij het rooster. Daardoor hoeft niemand tijden over te typen, en valt meteen op wat anders liep dan gepland.
- Ter goedkeuring Wat medewerkers hebben ingediend, met het verschil met de planning ernaast.
- Niet ingevuld Wie een geplande dienst nog niet heeft verantwoord.
- Goedgekeurd Wat vaststaat. Alleen een beheerder kan heropenen, met een reden.
- Totaal per medewerker Gewerkte dagen en uren, ziekte, verlof, norm en verschil.
Past de planner iets aan of vult hij uren in namens iemand, dan moet daar een reden bij. De medewerker ziet wat er is veranderd en waarom.
De pauze hoort bij de dienst
Bij een dienstcode staat hoeveel pauze erin zit. 8:00 tot 17:00 met een uur pauze is acht uur betaald. Wie doorwerkte past de pauze aan; de planner ziet de afwijking.
Uren gaan naar de afdeling van de dienst
Werkt iemand een dag bij een andere afdeling, dan komen die uren daar terecht en niet bij zijn thuisafdeling.
Niet iedereen verantwoordt uren
Een uitzendkracht die via het bureau afrekent of een vrijwilliger plant u gewoon in, zonder dat hij uren hoeft in te vullen.
Verlof, meeruren en ziekte
Saldi die een planner kan natellen, in plaats van ze te moeten geloven. Elk getal staat er met zijn opbouw bij.
Aanvragen en beslissen
De medewerker kiest een reeks en vinkt de dagen aan die hij vrij wil. Twee weken weg is geen veertien verlofdagen voor wie drie dagen per week werkt.
De planner ziet per dag wat goedkeuren betekent en kiest van welk saldo het afgaat: het verlofsaldo of de plusuren. Afwijzen kan alleen met een reden.
Het saldo is een optelsom
beginsaldo + opbouw − opgenomen + geboekt = saldo
Verlof bouwt op per gewerkt of doorbetaald uur, met een factor die u per medewerker instelt. Er wordt nooit een saldo overschreven: elke boeking is een regel met een reden.
Meeruren
Wat er in een dichte maand meer is goedgekeurd dan de norm. Een lopende maand telt nog niet mee, zodat niemand schrikt van een minstand die alleen administratie is.
Meeruren omzetten in verlof
Dat wordt als twee regels weggeschreven, meeruren eraf en verlof erbij, zodat aan beide kanten te zien is waar het vandaan kwam.
Ziekte is doorbetaalde tijd
De planner zet de ziektecode in het rooster en daarmee is het klaar. De dag telt mee voor de norm, bouwt verlof op en kost geen verlofsaldo.
Contracturen die per datum veranderen
Gaat iemand halverwege een periode van vier weken van 20 naar 30 uur, dan rekent PlannIQ per dag met de uren die toen golden. De norm is dan 100 uur, niet 80 en niet 120.
In en uit dienst
De norm van de eerste en de laatste maand gaat naar rato van de dagen. Inplannen vóór de eerste of na de laatste werkdag wordt geweigerd.
Geen afrondingsverschillen
De norm per periode volgt uit de contracturen per week. Gerekend wordt met de exacte breuk; afronden gebeurt pas op het scherm, zodat twaalf maanden samen precies de jaarnorm zijn.
Afdelingen en rechten
Een park is geen kantoor met één afdeling. De bar, de keuken, de receptie en de technische dienst hebben elk een eigen planner, en soms springt iemand bij.
Werken bij twee afdelingen
Wie half bij de bar en half bij de receptie werkt, staat in het rooster van allebei. Op de andere dagen staat er elders, zodat niemand denkt dat hij nog vrij is.
Uitlenen met akkoord
Plant u iemand van een andere afdeling in, dan gaat er een aanvraag naar zijn eigen planner. Tot die ja zegt, telt de dienst niet mee in de bezetting.
Plannen, meekijken of niets
Per planner en per afdeling stelt u in wat hij mag. De server dwingt dat af; het is geen knop die alleen verborgen is.
Medewerker
- Eigen rooster, op de telefoon
- Diensten kiezen en beschikbaarheid opgeven
- Uren indienen, verlof aanvragen
- Ziet van collega’s alleen naam, personeelscode en afdeling
Planner
- Rooster, uren en verlof van zijn afdelingen
- Richt zijn afdelingen in: dienstcodes, functies en bezettingsnorm
- Beslist over uitleen en verlof van zijn mensen
Beheerder
- Alles van de planner, bij elke afdeling
- Afdelingen, gebruikers en instellingen
- Goedgekeurde uren heropenen
- Het auditlog
Salarisadministratie
- Een vinkje naast de rol, geen vierde rol
- Uren en saldi van alle afdelingen
- Medewerkers en contracturen bijhouden
- Plant alleen de eigen afdeling, als hij die heeft
Naar de salarisadministratie
Wat goedgekeurd is, staat vast en is op te halen in de vorm waarin de loonverwerking het wil zien.
Eén regel per medewerker
De export heeft een blad met per medewerker alles wat de salarisadministratie nodig heeft, over de gekozen periode.
- Gewerkt
- Dagen en uren die zijn goedgekeurd
- Ziekte
- Dagen en uren, doorbetaald
- Verlof
- Dagen en uren, van het verlofsaldo of uit de plusuren
- Betaald
- Alles bij elkaar
- Norm
- Wat het contract die periode voorschrijft
- Verschil
- Betaalde uren min de norm
Koppeling met het salarispakket
De koppeling met BCS Online staat aan de kant van PlannIQ klaar en is getest tegen een nagebootste BCS. De aansluiting op BCS Online zelf is de volgende stap.
Goedgekeurde uren gaan dan per periode naar de verloning, en PlannIQ laat daarna zien wat er is verloond. Worden uren na het aanleveren nog aangepast, dan gaat alleen het verschil als correctie mee.
Beheer en veiligheid
Tweestapscontrole
Planners en beheerders loggen in met een code uit een app op hun telefoon erbij.
Nooit een wachtwoord per e-mail
Een medewerker kan per e-mail een link krijgen waarmee hij zelf een wachtwoord kiest. De link werkt één keer en verloopt vanzelf. Zonder e-mail krijgt hij een tijdelijk wachtwoord, dat hij bij de eerste keer inloggen vervangt.
Het auditlog
Wie wat wanneer heeft gewijzigd, met per regel wat er voor en na stond.
Elke klant een eigen database
De gegevens van uw bedrijf staan los van die van een ander bedrijf.
Bijwerken met een vangnet
Voor elke update wordt eerst een volledige back-up gemaakt. Start de nieuwe versie niet goed, dan gaat de vorige automatisch terug.
Een handleiding in het programma zelf
Per scherm wat het doet, elke knop, de kleuren en tekens, en stappen voor wat u vaak doet. Met animaties, en alleen wat bij uw rol hoort.
Inloggen
U meldt zich aan met de code van uw bedrijf, uw gebruikersnaam en uw wachtwoord.
Het adres krijgt u van uw beheerder.
PlannIQ op uw park?
Vraag een kennismaking aan. We lopen met u door uw afdelingen, uw diensten en hoe u nu uren en verlof bijhoudt.
info@leisureiq.app · +31 (0) 85 902 7588